De factuur is de beloning voor uw inspanning. De factuur is bovendien een noodzakelijk onderdeel van uw bedrijfsvoering. Meer facturen versturen betekent meer omzet! Toch blijkt uit het factureer- gedrag van veel ondernemers dat het facturatie-traject als moeilijk en vervelend wordt ervaren. Vindt u factureren ook maar lastig? Stelt u het ook zo veel mogelijk uit? Door het lezen van onze tips and tricks, vindt u factureren straks een stuk gemakkelijker…
Wettelijke vereisten
Facturen vormen een belangrijk onderdeel van de boekhouding. De belastingdienst stelt daarom een aantal eisen. Op de factuur moet verplicht vermeld worden:
- NAW-gegevens;
- Factuurdatum;
- Uniek, doorlopend factuurnummer;
- Bij zakelijke klanten: uw btw-nummer;
- KvK-nummer;
- Omschrijving, hoeveelheid, aard van geleverd product;
- Datum waarop of periode waarin dienst/ product is geleverd;
- De prijs incl. btw en de prijs excl. btw;
- Het te betalen bedrag aan btw.
Is het factuurbedrag (inclusief btw) lager dan €100,- dan kunt u (sinds 2013) gebruikmaken van de “vereenvoudigde” factuur. Hierop staan de volgende gegevens;
- Factuurdatum;
- Uw NAW-gegevens;
- De aard van geleverde dienst of goederen;
- Vermelding van btw-tarief.
Maak van uw factuur geen poppenkast. Zet alleen de noodzakelijke gegevens op de factuur, zonder tierelantijnen. De factuur moet vooral overzichtelijk en duidelijk zijn.
Betalingstermijn
Ondernemers kunnen onderling iedere betalingstermijn afspreken die zij willen. Betalingstermijnen van 14 en 30 dagen worden het meest gebruikt.
Belangrijk is dat de uiterste betalingstermijn ook staat vermeld in de algemene voorwaarden die van toepassing zijn. Zorg ervoor dat dit duidelijk gecommuniceerd wordt. Zijn er van beide kanten geen afspraken gemaakt, of staat er geen betalingstermijn op de factuur, dan geldt de wettelijke termijn van 30 dagen.
Werkt u als klein bedrijf voor een groter bedrijf, dan kan het voorkomen dat men een eigen betalingstermijn hanteert. Houd dit goed in de gaten. Mocht u veel inkoopkosten maken, vraag dan of zij deze alvast willen betalen. Hierdoor voorkomt u dat u in betalingsproblemen komt. Uiteraard staat het u vrij de langere betalingstermijn wel of niet te accepteren. Hoewel het uit commercieel oogpunt weinig wordt toegepast, is de wettelijk toegestaan rente te berekenen als de afgesproken termijn wordt overschreden.
Wanneer een factuur sturen?
Stuur de factuur zo spoedig mogelijk na het leveren van een product of dienst. Het eerste “genot” dat de opdrachtgever dan nog van uw product ervaart zal de acceptatie en betaling versnellen. Bovendien voorkomt u dat ze vergeten dat u een product aan ze geleverd heeft. Dit lijkt onwaarschijnlijk, maar komt toch regelmatig voor.
Voor ondernemers die de noodzaak van factureren niet inzien en dit zo lang mogelijk voor zich uit schuiven is er wetgeving: “Een geleverde dienst of product moet uiterlijk voor de 15de van de volgende maand, na levering worden gefactureerd.”
Ondanks dat de wetgeving een stok achter de deur is, hopen wij dat iedere ondernemer ervan doordrongen is dat facturatie de basis van de onderneming is!
Wat is een verjaringstermijn?
De betalingsverplichting van een factuur kan verjaren. Deze verjaringstermijn gaat in na de laatste maal dat u de debiteur aantoonbaar op de betalingstermijn hebt gewezen. Standaard zijn wettelijk de volgende verjaringstermijnen van kracht:
- Zakelijke relaties onderling hebben een verjaringstermijn van 5 jaar;
- Facturen m.b.t. producten aan consumenten hebben een verjaringstermijn van 2 jaar;
- Facturen m.b.t. diensten en reizen aan consumenten hebben een verjaringstermijn van 5 jaar.
De verjaringstermijn wordt steeds met eenzelfde periode verlengd wanneer u uw debiteur voor het verstrijken van de betalingstermijn wijst op het bestaan van de betalingsverplichting. Dit wordt stuiten genoemd.
Wat is bewaarplicht?
De belastingdienst heeft de mogelijkheid om achteraf een (boeken)controle te doen in uw administratie. Daarom heeft u de wettelijke verplichting om facturen te bewaren (bewaarplicht). Bij facturen die betrekking hebben op onroerende zaken is dat 10 jaar, bij overige facturen 7 jaar. De bewaarplicht heeft betrekking op uw hele administratie. Voor uitgebreidere informatie over de bewaarplicht kunt u de website van de belastingdienst raadplegen (www.belastingdienst.nl). In plaats van alle papieren te bewaren is het toegestaan om de gehele administratie te digitaliseren en op die wijze te bewaren. Dit levert u een aanzienlijk ruimtevoordeel op.
Elektronisch factureren
Het grootste voordeel van digitaal factureren is de besparing op portokosten en eenvoudig koppelen met (debiteuren) beheersystemen. Voor de digitale factuur gelden dezelfde wettelijke vereisten als de papieren versie, met de toevoeging dat een klant toestemming moet hebben gegeven om digitaal te factureren. Voor de digitale facturen aan de Rijksoverheid bestaat een apart portaal (digipoort) waar de facturen kunnen worden gedeponeerd.
Tips voor een snelle betaling
Als ondernemer kunt u veel doen, om uw factuur snel en volledig te laten betalen:
- Zorg dat het totaalbedrag in één oogopslag zichtbaar is. Hiermee voorkomt u dat men btw vergeet over te maken;
- Zorg voor een duidelijke vormgeving met herkenbaar logo;
- Wees een beetje creatief en maak uw factuur onderscheidend. De standaard lay-out van boekhoudpakketten wordt (te) veel gebruikt;
- Vermeld de exacte datum waarop het totaalbedrag binnen moet zijn;
- Voeg specificaties bij;
- Verwijs naar de algemene voorwaarden, getekende offerte/contract;
- Kom tegemoet aan wensen van de klant (bv. Ordernummer, afdeling, etc.);
- Vermeld de wijze en termijn waarbinnen bezwaar tegen de factuur kan worden gemaakt.