“Sinds een jaar ben ik aan de slag voor enkele opdrachtgevers”, vertelt projectmanager Sanne van Vlissingen. “Doordat mijn bedrijf een vliegende start maakte, ben ik vergeten Algemene Voorwaar- den te maken. Dit gaf niets, totdat ik opeens een geschil kreeg met mijn opdrachtgever. Ik had geen poot om op te staan.” Mevrouw van Vlissingen staat hierin niet alleen. Veel zzp’ers en mkb’ers hebben geen flauw benul hoe ze algemene voorwaarden vóór zich kunnen laten werken…
Wel belangrijk!
Algemene voorwaarden worden gezien als “die vellen papier met kleine lettertjes en moeilijke teksten die niemand leest”. Echter, voor u als ondernemer zijn deze voorwaarden van groot belang. Bijvoorbeeld bij een geschil met de klant over leveren, betalen, opzeggen, garantie, etc.
Niet moeilijk
Het opstellen van algemene voorwaarden is niet moeilijk en hoeft ook niet heel veel tijd te kosten. De adviseurs van Casia Incasso hebben ervaring met het opstellen en inzetten van algemene voorwaarden. Hierdoor zorgen zij dat u sterk staat in een geschil.
Tussen algemene voorwaarden hebben en gebruiken zit een groot verschil. Met dit rapport geven wij u de handvatten om de voorwaarden op de juiste wijze in te kunnen zetten. Vragen? Bel ons gerust even.
Waarom?
Algemene voorwaarden geven beide partijen duidelijkheid in de algemene afspraken en handelswijze van uw bedrijf. Denk hierbij aan:
- Wie zijn de partijen;
- Rechten en plichten;
- Geldigheid van de offertes;
- Betalingstermijnen;
- Garantiebepalingen;
- Incassokosten.
Als uw opdrachtgever akkoord gaat met de algemene voorwaarden, hoeft u in het contract alleen nog de specifieke afspraken overeen te komen. Bij een misverstand kunt u altijd ver- wijzen naar de geaccepteerde voorwaarden, waardoor conflicten worden voorkomen.
Kan ik mijn voorwaarden zelf opstellen?
Iedereen mag zijn eigen voorwaarden maken. Bent u lid van een branchevereniging, neem dan contact met hen op. Zij hebben vaak standaardvoorwaarden voor hun leden. Het is wel van belang dat u altijd nakijkt of de standaardvoorwaarden overeenkomen met uw dienstverlening of klantenbestand. Vaak wordt vergeten de voorwaarden af te stemmen op bijvoorbeeld de bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Let er daarom op dat uw voorwaarden echt zijn afgestemd op uw situatie en zij dus echt vóór u werken.
Mag ik meerdere voorwaarden hanteren?
Ja dat mag, als voor de klant maar duidelijk is welke voorwaarden voor hem van toepassing zijn. Communiceer duidelijk, bijvoorbeeld in de offerte, welke van uw voorwaarden voor deze opdracht gelden. Indien u aan zowel bedrijven als consumenten levert, is het zeker handig voor beide aparte voorwaarden op te stellen. Consumentenbescherming gaat namelijk op veel punten verder dan de afspraken die u mag maken met bedrijven.
Mag ik alles opnemen?
De vrijheid bij het opstellen van voorwaarden is groot, maar het is wel wettelijk bepaald dat algemene voorwaarden niet onredelijk mogen zijn. Houd bij het opstellen van de voor- waarden ook rekening met uw afnemer. Indien u zaken doet met consumenten gelden zwaardere eisen aan uw voorwaarden dan wanneer u zaken doet met bedrijven.
Let op! Is een zakenpartner achteraf van mening dat uw voorwaarden onredelijk zijn, dan kan deze dit voorleggen aan een rechter.
Casia Incasso heeft een zwarte en grijze lijst met bepalingen die sowieso verboden zijn om op te nemen in uw voorwaarden voor consumenten. Neem hiervoor contact met ons op.
Wanneer kenbaar maken?
Het is zeer belangrijk dat u uw klant of opdrachtgever altijd de kans geeft de voorwaar- den in te zien voordat het contract wordt gesloten. Dit valt onder uw informatieplicht. Komt het eventueel tot een geschil, dan is het van belang dat u kunt aantonen dat men de voorwaarden heeft kunnen inzien. Bij grotere contracten is het gebruikelijk dat de voorwaarden worden getekend voor gezien, met de vermelding van datum en tijd. Bij kleinere opdrachten kunt u bijvoorbeeld in uw offerte verwijzen naar uw algemene voorwaarden. In winkels en restaurants is het voldoende wan- neer u de voorwaarden op een duidelijke plek in de commerciële ruimte ophangt.
Soms is het niet mogelijk de algemene voor- waarden op voorhand te verstrekken. Denk hierbij bijvoorbeeld aan telefonische verkoop. In dat geval moet u de kopende partij vóór het sluiten van het contract melden dat er algemene voorwaarden van toepassing zijn. Vergeet ook niet te vermelden dat deze voor- waarden kosteloos kunnen worden verstrekt.
Steeds opnieuw laten tekenen
Wanneer u voor de eerste maal zaken doet met partijen, is het belangrijk dat u achteraf kunt aantonen dat zij op hoogte zijn gesteld van uw algemene voorwaarden. Voor terugkerende klanten kunt u volstaan met een mededeling in uw communicatie. Bijvoorbeeld:
“Op al onze transacties zijn de algemene voor- waarden van toepassing, zoals die u ter beschikking zijn gesteld. Op uw verzoek kunnen we een extra exemplaar toesturen.”
Welke voorwaarden gelden?
Wanneer u een B2B-contract afsluit, kan er verwarring ontstaan over de geldigheid van de voorwaarden. U beschikt dan namelijk beiden over voorwaarden, en deze kunnen met elkaar conflicteren. Voor de wet geldt de basisregel “wie het eerst komt, wie het eerst maalt”. Alleen wanneer de andere partij de voorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst nadrukkelijk afwijst, geldt deze regel niet. Dit twistpunt moet daarom plaatsvinden voordat een contract wordt gesloten. Zorg dat het duidelijk is welke voorwaarden van toepassing zijn op het te sluiten contract.
Voorwaarden deponeren?
Het deponeren van algemene voorwaarden is geen wettelijke verplichting. Het is echter wel verstandig om te doen. U heeft de mogelijkheid om uw algemene voorwaarden te deponeren bij de Kamer van Koophandel en/ of bij de rechtbank. U kunt hiermee bewijzen dat de voorwaarden niet zijn veranderd gedurende de opdrachtperiode, en dat de weder- partij altijd de mogelijkheid heeft gehad om de voorwaarden op te vragen.
Deponeren KvK of Rechtbank?
Deponeren bij de KvK kost jaarlijks een klein bedrag. De kosten voor het deponeren bij de Rechtbank liggen een stuk hoger, maar deze zijn wel eenmalig. Indien uw voorwaarden zijn gedeponeerd bij de Rechtbank, dan ontvangt u een depotnummer waaronder de voorwaarden in bewaring zijn gegeven bij de Rechtbank. Het depotnummer heeft een professionele uit- straling naar klanten toe. Dit nummer drukt u af op al uw communicatie.
Handige tips:
Gebruik je algemene voorwaarden
Het gebeurt te vaak dat algemene voorwaar- den die worden opgesteld, vervolgens verdwijnen in een la of kast. Maak uw algemene voorwaarden een vast onderdeel van uw contracten en communicatie. Het gebruik bespaart een hoop narigheid en helpt mee aan een professionele uitstraling van uw bedrijf.
Maak algemene voorwaarden inzichtelijk
Laat in alle communicatie (online/offline) zien dat uw algemene voorwaarden van toepassing zijn. Vermeld ook dat een exemplaar op verzoek verstrekt wordt.
Aantoonbaar ter hand gesteld
Zorg ervoor dat u altijd kunt aantonen dat de algemene voorwaarden bij de wederpartij bekend waren voordat deze het contract tekende. Algemene voorwaarden getekend door een tekenbevoegde met tijd en datum zijn de beste manier om dit aan te tonen.
Laat uw voorwaarden controleren
Als tijdens een geschil blijkt dat (enkele) bedingen in uw voorwaarden onredelijk zijn, dan is een rechter snel geneigd uw voorwaarden in zijn geheel af te wijzen. Hierdoor wordt uw positie onnodig zwak. U kunt dit dus het best vóóraf laten controleren.
Wijs andermans voorwaarden uitdrukkelijk af
Een beding in uw voorwaarden dat uw voorwaarden altijd prevaleren boven die van de wederpartij is niet voldoende. Een aparte verklaring bij de algemene voorwaarden geeft u de meeste zekerheid.
Zorg dat bedrijfsspecifieke verzekeringen aansluiten op uw algemene voorwaarden
Indien uw verzekeringen niet aansluiten op uw voorwaarden zou u ernstig in de problemen kunnen komen. Het kan dan namelijk voorkomen dat u volgens uw eigen voor- waarden wel een verplichting heeft en uw aansprakelijkheidsverzekering deze uitsluit.
Lokale Rechtbank
Voorkom dat u voor geschillen en incasso zaken het hele land door moet rijden. Bepaal in de algemene voorwaarden dat alle geschillen worden voorgelegd aan de rechtbank van uw vestigingsplaats.
Zorg dat het voor de klant duidelijk is welke voorwaarden van toepassing zijn
Indien u meerdere voorwaarden hanteert, bijvoorbeeld voor particulieren en bedrijven, geef dan duidelijk aan welke voorwaarden gelden. Dit voorkomt dat een bedrijf onnodig aanspraak gaat maken op bedingen uit de grijze en zwarte lijst.
Vermeld duidelijk de belangrijkste bedrijfsgegevens in algemene voorwaarden
Voor de toekomstige klant moet duidelijk zijn met wie hij zaken doet en waar hij terecht kan voor eventuele vragen en klachten. Veel mede-ondernemers hebben geen, of niet de juiste, algemene voorwaarden opgesteld. Leer daar uw voordeel mee te doen!