Tot 1 juli 2012 was er wettelijk niets geregeld over de hoogte van incassokosten en aan welke voorwaarden moest worden voldaan om deze toegewezen te krijgen bij een rechter. De incassobranche werd geplaagd door bureaus die allerlei exorbitante kosten verzonnen. Aan deze onduidelijkheid heeft de wetgever gelukkig een einde gemaakt. De Wet Incasso Kosten (WIK) regelt de hoogte van de incassokosten bij B2C én geeft een leidraad voor B2B.
Wetgeving
Op 1 juli 2012 is het “Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten” in werking getreden, ook wel bekend als de Wet Incasso Kosten, de WIK en de BIK. De WIK is opgenomen in boek 6, artikel 96 van het Burgerlijk Wetboek. Naast de hoogte van incassokosten voor consumenten, regelt deze wet wanneer deze kosten in rekening mogen worden gebracht. Bij consumenten is hierbij het versturen van een “14-dagenbrief”van belang. Op 16 maart 2013 is er een EU-Richtlijn door- gevoerd met betrekking tot lengte van betaaltermijnen voor ondernemers onderling, waardoor de officiële ingebrekestelling voor ondernemers (B2B) niet meer nodig is. Met deze richtlijn is ook voor de B2B-markt duidelijkheid gekomen wanneer een debiteur in gebreke is én de buitengerechtelijke kosten in rekening gebracht mogen worden.
Voor wie?
De WIK is van toepassing op iedereen binnen Nederland. De EU-richtlijn is van toepassing op bedrijven en overheden binnen de EU. Door de EU-richtlijn wijkt de behandeling van consumenten af van bedrijven. U moet voor beide partijen verschillende algemene voor- waarden opstellen en een andere werkwijze hanteren.
Consumenten (B2C)
STAP 1 – Algemene voorwaarden aanpassen aan huidige wetgeving
Doet u zaken met (o.a.) consumenten, dan dienen de artikelen in de algemene voor- waarden met betrekking tot incasso te worden aangepast naar de huidige wetgeving. Hanteert u verkeerde percentages in uw algemene voorwaarden dan kunnen deze artikelen als vernietigbaar worden aangemerkt, wat uw positie als schuldeiser verslechtert.
STAP 2 – Betalingstermijn op uw facturen aanpassen
De betalingstermijnen voor debiteuren zijn NIET wettelijk geregeld. De enige eis die wordt gesteld is dat de termijn niet onredelijk mag zijn. Het is daarom belangrijk de betalingstermijn in de algemene voorwaarden op te nemen. Aangezien de 14-dagenbrief in deze wetgeving een vereiste is voor B2C, adviseren wij om de betalingstermijn niet langer te maken dan 14 dagen.
STAP 3 – De 14-dagen-brief versturen
Indien u aanspraak wilt maken op buitengerechtelijke incassokosten, bent u verplicht de debiteur een brief te sturen met een laatste betalingstermijn van (nog eens) 14 dagen. Hou er bovendien rekening mee dat deze wettelijke termijn één dag na dagtekening ingaat en men een dag voor de verzending rekent. Na het verstrijken van deze tweede betalingstermijn heeft u recht op buitengerechtelijke incassokosten. De brief moet aan de volgende criteria voldoen:
- Vermeld duidelijk de laatste betalingstermijn van 14 dagen.
- Vermeld het exacte bedrag inclusief (incasso)kosten na het verstrijken van de tweede termijn. Hulp nodig bij de berekening van deze kosten? Kijk dan op: www.merlon.nl/berekening-incassokosten.
- Vermeld dat, als u geen omzetbelasting kunt verrekenen én u een incassobureau inschakelt, de debiteur ook de omzetbelasting (btw) moet betalen.
Zorg ervoor dat u kunt aantonen dat u de 14-dagenbrief verstuurd heeft. Rechters kijken heel kritisch naar uw 14-dagenbrief, dus zorg dat deze 100% in orde is.
STAP 4 – Claim uw vordering + buitengerechtelijke kosten
U heeft als leverancier/schuldeiser er nu alles aan gedaan om uw openstaande vordering betaald te krijgen. U heeft nu het recht dit op te eisen inclusief buitengerechtelijke incasso- kosten.
Het rapport BGK-Integraal (november 2013) eiste dat u als schuldeiser na het verstrijken van de tweede (finale) betalingstermijn nog één aantoonbare incassohandeling verrichtte om aanspraak te maken op de buitengerechtelijke incassokosten. De Hoge Raad heeft echter op 13 juni 2014 besloten dat u voortaan geen incassohandelingen meer hoeft ui te voeren na de WIK-brief.
Let op: Indien u de buitengerechtelijke kosten wilt claimen over iedere afzonderlijke factuur, dient u bij het overschrijden van de betalingstermijn per factuur een 14-dagenbrief te sturen.
Handelsdebiteuren (B2B)
De WIK is in eerste instantie ter bescherming van consumenten tegen exorbitant hoge incassokosten. Ondernemingen mogen onderling (B2B) afwijkende incassoafspraken maken, mits deze worden opgenomen in de algemene voorwaarden. Heeft u deze bepalingen niet expliciet opgenomen, dan moet u zich houden aan de staffel van de WIK.
Op 16 maart 2013 is een EU-richtlijn van kracht geworden met betrekking tot de wettelijke betalingstermijnen tussen ondernemers en overheden in alle EU-lidstaten.
- Als u contractueel niets afspreekt, moet de factuur binnen 30 dagen betaald zijn;
- In een overeenkomst kunt u een langere termijn afspreken, met een maximum van 60 dagen;
- Een betalingstermijn langer dan 60 dagen, kan alleen worden afgesproken als kan worden aangetoond dat dit voor geen van de partijen nadelig is.
- Indien de wettelijke betalingstermijn wordt overschreden, is uw handelsdebiteur direct in gebreke en heeft u recht op buitengerechtelijke incassokosten ZONDER het versturen van een 14-dagenbrief.
STAP 1 – Algemene voorwaarden aanpassen aan huidige wetgeving: Bepaal voor uw onderneming of u gebruik maakt van de incassokosten-staffel uit de WIK of een eigen incassobeleid met afwijkende kosten opneemt in uw algemene voorwaarden. Neem ook een beding op met de betalingstermijnen die u hanteert.
STAP 2 – Betalingstermijn op uw facturen aanpassen: Pas de betalingstermijnen uit uw algemene voorwaarden toe op de facturen. Zijn de algemene voorwaarden niet bekend en/of akkoord bij uw handelsdebiteur, dan geldt een betalingstermijn van 30 dagen.
STAP 3 – Ingebrekestelling versturen: Bij het verstrijken van de afgesproken of wettelijke betalingstermijn is uw debiteur in gebreke en heeft u recht op wettelijke handelsrente en buitengerechtelijke kosten. U mag deze (wettelijke) handelsrente en kosten direct opnemen in de ingebrekestelling en opeisen. Blijft een debiteur in gebreke, dan heeft u de mogelijkheid direct een juridische procedure te starten.
STAP 4 – Claim uw vordering + buitengerechtelijke kosten: U heeft als leverancier/schuldeiser er nu alles aan gedaan om uw openstaande vordering betaald te krijgen. U heeft nu het recht om dit op te eisen inclusief buitengerechtelijke incassokosten. U bent niet verplicht om verdere acties te ondernemen en kunt direct naar de rechtbank om de schuldenaar te laten veroordelen tot betaling.
Ondanks dat u het recht heeft om direct naar de rechter te gaan en uw vordering op te eisen, is het verstandig uw vordering buitengerechtelijk (minnelijk) te laten incasseren door specialisten. 85% van de vorderingen wordt in dit traject geïncasseerd. Hiermee voorkomt u hoge (juridische) kosten en een langdurig intensief traject.
Voorwerk II- en NOvA-tarief
Indien u afwijkende incassokosten hanteert bij B2B zal een rechter bij een eventuele rechts- zaak met een “dubbele redelijkheidstoets” bepalen of de procedure zinvol is en de incassokosten redelijk zijn. U voldoet aan het eerste criterium als de handelsdebiteur de (wettelijke) betalingstermijn heeft overschreden. Met betrekking tot de kosten zal een rechter “te hoge” kosten ambtshalve matigen tot de wettelijke staffel conform de WIK.
Naast de wettelijke kosten, geregeld in de WIK, worden door de rechter bij B2B meestal ook de tarieven van het “Rapport Voorwerk II ” en het NOvA-tarief geaccepteerd.
Maximale kosten conform WIK
Min. Kosten (hoofdsom tot € 266) € 40
15% over hoofdsom tot €2.500 € 375
10% over €2.500 tot €5.000 € 625
5% over €5.000 tot €10.000 € 875
1% over €10.000 tot €100.000 €2.775
0,5% boven €100.000 €6.775