Een incassoprocedure heeft een juridische karakter en incassobureaus hebben de verplichting om de debiteur op eerste verzoek bewijzen aan te leveren dat de vordering inclusief rente en kosten correct tot stand is gekomen. Casia Incasso zal ter bescherming van uw en onze naam altijd controleren of aan alle vereisten is voldaan. Ook zal een volledig onderbouwde vordering sneller succesvol kunnen worden geïncasseerd.
Algemene voorwaarden
Bij een incassoprocedure is het belangrijk dat de geldende voorwaarden op de juiste manier zijn gebruikt.
Heeft u geen algemene voorwaarden of zijn deze niet op de juiste manier ingezet, dan gelden de wettelijke regels of de algemene voorwaarden van uw debiteur. In onze blog “algemene voorwaarden” leert u hoe u uw algemene voorwaarden kunt gebruiken.
Bewijs van opdracht en levering
Bij een incassoprocedure is er sprake van stel & bewijsplicht. Dit houdt in dat wij on- onomstotelijk moeten bewijzen dat er een overeenkomst bestaat.
Een getekende offerte en bewijs van levering zijn daarvoor de aangewezen documenten. Deze twee documenten kunnen veel discussies achteraf voorkomen! In onze blog “offertes en contracten” lees u hier meer over.
Factuur
Zonder een deugdelijke factuur is een incassoprocedure niet van toepassing.
Een correcte factuur is het belangrijkste document tussen de klant en u. De factuur moet voldoen aan alle wettelijke vereisten, de juiste tenaamstelling van de klant bevatten en een overzichtelijke specificatie bevatten van deze posten die worden gefactureerd. In onze blog “facturen” kunt u lezen hoe u facturen kunt opstellen en gebruiken.
Betwisting
Een vordering die ter incasso wordt aangeboden moet vrij zijn van (terechte) betwisting/disputen.
Een eventuele betwisting zal inhoudelijk moeten zijn weerlegd met bewijsstukken. Is een betwisting terecht of kan de afhandeling van een betwisting niet worden bewezen dan moet de incassoprocedure worden gestaakt.
In verzuim
U mag alleen rente en incassokosten bij een debiteur in rekening brengen indien deze in verzuim is.
Een consument is in verzuim op het moment dat een factuur onbetaald is gebleven en u kan aantonen dat een zgn. “WIK-brief” correct is verstuurd. Een kopie van deze brief moet al- tijd beschikbaar zijn. In onze blog “wet Incassokosten” kunt u lezen hoe u deze WIK brief kunt opstellen.
Een bedrijf is in verzuim op het moment dat een factuur onbetaald is gebleven en er een betalingstermijn van 30 dagen is verstreken.
Laatste controle
- Alle betalingen zijn verwerkt;
- Alle documenten zijn beschikbaar;
- Debiteur is niet failliet of in de WSNP;
- Adres is bekend en correct;
- Het is de eerste poging tot invordering;
- Wij zijn de enige partij die de invordering uitvoert.
Naarmate een factuur ouder is dan 90 dagen, neemt de kans op succesvol invorderen met grote stappen af.
Communicatie
Hou alle communicatie centraal. Verwijs debiteuren door naar het incassobureau.
Indien een vordering eenmaal uit handen is gegeven, is het niet verstandig hierover nog langer zelf te communiceren met de klant. Dit schept verwarring en vertraagt de incassoprocedure meestal.