Een goede offerte kan de opdrachtgever net dat laatste zetje geven om u de opdracht te gunnen. Ondanks dat de offerte heel belangrijk is voor een goede afloop van een verkooptraject, blijkt het in de praktijk een ondergeschoven kindje te zijn. Het opstellen van een goede offerte is echter niet moeilijk. Pas de tips in dit artikel toe op uw offertes voor een onmiddellijke voorsprong op de concurrentie. U hoort dan bij een zeer klein percentage dat “weet hoe het moet” en het ook doet!
Wanneer stuur ik een offerte?
Een offerte stuurt u altijd op verzoek en nooit onaangekondigd. Vaak heeft u een persoonlijk gesprek gehad, waar u de vragen c.q. problemen van de klant heeft besproken. Aan het einde van het gesprek spreekt u af of u een offerte mag maken.
Het is verstandig om de offerte zo spoedig mogelijk na dat gesprek te versturen. Als het gesprek prettig is verlopen en de offerte sluit aan bij dit gevoel, dan wordt de gun-factor vergroot.
Wat zet ik in een offerte?
In de offerte moeten ”verplicht” enkele zaken benoemd worden:
- dat het een offerte is;
- uw bedrijfsgegevens;
- de (bedrijfs)gegevens van de klant;
- datum van de offerte;
- geldigheid van de offerte;
- verwijzing naar de algemene voorwaarden.
Naast deze “verplichte” punten, is het belangrijk dat uit uw offerte blijkt dat u goed heeft begrepen wat de problemen/vragen zijn van de opdrachtgever. In de offerte licht u toe, dat u met uw dienst en/of product zijn vraag/probleem op kunt lossen. Bij het lezen van een offerte heeft de klant geen behoefte aan een algemeen verkooppraatje! De klant verwacht een directe oplossing of antwoord op zijn probleem/vraag.
Let er goed op, dat je niet te veel vertelt. Een veelvoorkomende valkuil is dat u uw plannen te veel vrijgeeft. Het is niet de bedoeling de gehele oplossing al te beschrijven. Waarom zou de opdrachtgever u dan nog inhuren? Zoek hier een goede middenweg in en wees u bewust van deze valkuil.
Hoe stel ik een offerte op?
Een goede offerte bestaat eigenlijk uit een duidelijke offertebrief. Hierin wordt het probleem beschreven en toegelicht hoe u het wilt aanpakken. Probeer deze offertebrief niet te lang te maken, maximaal 2 à 3 a4’tjes. Beschrijf duidelijk wat er wel en niet binnen de offerte valt. Vergeet niet te vermelden of uw offertebedrag in- of exclusief btw is. Alle zakelijke details beschrijft u in de bijlagen. Denk hierbij aan:
- Uren-begroting;
- Productplanning;
- Productspecificaties;
- Referenties;
- (Algemene) voorwaarden.
Zo compleet mogelijk
In veel offertes staat de zin “heeft u nog vragen en/of opmerkingen, dan kunt u altijd contact met mij opnemen”. Deze zin is positief, maar doe altijd uw uiterste best de offerte zo compleet en duidelijk mogelijk op te stellen. Zorg ervoor dat er geen open vragen meer zijn bij de contactpersoon.
Naar wie stuur ik de offerte?
De offerte wordt meestal gestuurd aan de gesprekspartner die de offerte heeft aangevraagd. Tijdens het gesprek is het van groot belang om erachter te komen welke rol de gesprekspartner heeft. U kunt hierbij het ezelsbruggetje “KGB” gebruiken:
- (K)oper – de budgethouder;
- (G)ebruiker – degene die met de dienst of het product moet werken;
- (B)eïnvloeder – de bedrijfsleider of manager.
Door in de offertebrief rekening te houden met de rol van de contactpersoon/beslisser krijgt deze meer het gevoel te worden begrepen door u en dat u de partij bent om de klus te klaren.
Beleving is alles
Ga er altijd van uit dat een opdrachtgever meerdere offertes opvraagt. Zorg daarom dat uw offerte opvalt. Met de offerte ziet en beleeft de opdrachtgever dat u de meest geschikte partij bent om zaken mee te doen.
Tips voor een goede beleving:
- Zorg voor een offerte in uw huisstijl;
- De offerte moet goed leesbaar zijn en niet te veel jargon bevatten;
- De offerte moet foutloos zijn, zowel qua spelling als inhoud;
- Maak werk van de verpakking (mooie map, envelop in huisstijl, etc.);
- Houd rekening met de rol van de lezer.
Kortom, doe er alles aan om te zorgen dat uw offerte onderscheidend is van de anderen.
Nachtrust en vreemde ogen
Wanneer u een complexe en/of grote offerte mag uitbrengen, doet u er goed aan de offerte een nacht te laten rusten. Na een nacht slapen kijkt u weer met een frisse blik naar de tekst en vallen eventuele onhandigheden meteen op. Bovendien bedenkt u waarschijnlijk in de tussentijd nog een aanvulling en/of verbetering, waardoor de offerte nog sterker wordt. Indien u de mogelijkheid heeft, doet u er verstandig aan de offerte door iemand anders te laten lezen voordat u hem verstuurt. Het is goed mogelijk dat u door een “tunnelvisie” een fout over het hoofd ziet.
Offertes agenderen
Offertes moeten altijd worden opgevolgd. Noteer daarom altijd wanneer u de offerte heeft verzonden. Het is verstandig altijd na te bellen of de offerte in goede orde is ontvangen. Tijdens dat gesprek kunt u vragen wan- neer u het beste kunt bellen om te informeren naar de beslissing. Door dit gesprek weet u zeker dat uw offerte bij de juiste persoon ligt. Bovendien blijft uw naam beter hangen naarmate de opdrachtgever deze vaker hoort. Bel na een redelijke termijn de contactpersoon op om te vragen naar zijn beslissing. Mocht u nog stuiten op bezwaren, grijp dan de kans deze meteen weg te nemen.
Van offerte naar contract
In sommige gevallen wordt de getekende offerte direct het contract. Meestal heeft de opdrachtgever echter enkele op- en aanmerkingen op de offerte, voordat hij akkoord gaat. Zijn jullie het na de aanpassingen eens geworden? Maak dan een nieuwe offerte op. U kunt hierbij de originele offerte aanpassen en versturen met een opvolgend versienummer. Let op! Zeker bij wat complexere opdrachten c.q. offertes worden de werkzaamheden uit de offerte in gedeeltes uitgevoerd. Het is in die gevallen zeer belangrijk dat u opdrachtbevestigingen maakt voor de uit te voeren werkzaamheden met de verwijzing naar de akkoord bevonden offerte.